MICROSOFT ACCESS (Gestor de Base de Datos)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

El programa Microsoft Access es el sistema gestor de bases de datos más popular, sobre todo, por estar incluido dentro del paquete informático Office.

Cuando hablamos de Base de Datos (BD) nos referimos a uno o varios ficheros en los que se almacena información. Esta información estará almacenada en tablas relacionadas entre sí. Podremos acceder a la información mediante formularios, realizar consultas o imprimir informes.

Podemos encontrarnos con bases de datos muy sencillas, por ejemplo, una agenda telefónica. Pero habitualmente se trabaja con bases de datos mucho mayores y complicadas como, por ejemplo, aquellas que almacenan toda la información de una empresa: trabajadores, clientes, facturación, pedidos,...

Iniciamos el programa y nos aparece  la primera ventana:

Desde esta ventana tenemos varias opciones:

• Crear una BD desde una plantilla, bien sea local o en línea.

• Crear una BD en blanco.

• Abrir una BD existente.

 

Partiremos desde una base de datos en blanco. Al pulsar esta opción debemos elegir el nombre de la base de datos (nombre del archivo) y su ubicación. A diferencia de otros programas Access crea al archivo antes de empezar a trabajar con la base de datos. 

 

CREAR TABLAS EN ACCESS

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Cuando queremos iniciar una base de datos en blanco debemos crear la tabla o tablas donde se almacenará la información. Por eso, por defecto, Access nos crea una tabla vacía (tabla1) y espera que añadamos los campos (las columnas) que definirán nuestra tabla.

Para crear una tabla en Access debemos definir los campos que la forman (las columnas). Tenemos varias maneras de crear tablas.

Esta tabla ya dispone de un campo llamado Id de tipo auto numérico (más adelante hablaremos de este campo). Podemos agregar tantos campos como deseemos indicando su nombre. Mediante este método no podemos definir el tipo de dato de los campos (se define automáticamente al introducir la información) ni determinar sus propiedades.

 

Después podemos añadir los registros (las filas) con los datos que seamos almacenar. Al guardar la tabla esta queda almacenada en el panel de exploración en la parte izquierda de la ventana. Podemos acceder a la tabla en cualquier momento pulsando doble clic sobre su nombre.

 

Si deseamos agregar más tablas accedemos al grupo de opciones Tablas de la ficha Crear.

 

Existen distintas formas de crear tablas:

• Tabla: Se trata del método explicado anteriormente, es decir, el que aparece por defecto al iniciar el programa.

• Plantillas de tabla: Existen algunas tablas ya creadas que podemos utilizar en  nuestra base de datos.

• Diseño de tabla. Explicaremos en otra entrada este método con detenimiento

 

TIPO DE DATOS:

Definimos qué tipo de información se va a añadir en el campo. Tenemos 10 tipos de datos disponibles:
 

• Texto: Texto o combinaciones de texto y números, así como números que no requieran cálculos (ejemplo: números de teléfono). El tamaño de este tipo de datos es de hasta 255 caracteres o la longitud que indique la propiedad Tamaño del campo.

• Memo: Texto extenso de hasta 64.000 caracteres.

• Número: Datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos.

• Fecha/Hora.

• Moneda: Valores numéricos de moneda utilizados en cálculos matemáticos.

• Autonumérico: Número secuencial (incrementado de uno a uno) único. No se puede actualizar.

• Sí/No:  Campos que contengan uno de entre dos valores (Sí/No, Verdadero/Falso,...) 

• Objeto OLE: Objeto (imagen, documentos, hojas de cálculo,...) vinculado o incrustado en el campo. 

• Hipervínculo: Texto utilizado como dirección de hipervínculo. Útil para almacenar direcciones web o correos electrónicos.

• Datos adjuntos: Para adjuntar imágenes, archivos de hoja de cálculo, documentos,  y otros tipos de archivos admitidos.

• Asistente para búsquedas: Al elegir esta opción aparece un asistente para búsquedas que nos permite crear un campo de búsqueda, campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores. 

 

PROPIEDADES DE CAMPO:

A cada uno de los campos añadidos a la tabla le podemos definir una serie de propiedades mediante la ficha situada en la parte inferior. Hay muchas propiedades y estas dependen del tipo de dato elegido para el campo. A continuación vamos a describir las propiedades más relevantes:

• Tamaño del campo: en campos de tipo texto es el máximo número de caracteres que se pueden introducir. En datos de tipo número definimos si el número es entero o decimal.

• Formato: diseño de presentación, es decir, cómo se va a visualizar. Útil en tipo de datos moneda, fecha/hora y número.

• Máscara de entrada: un modelo para los datos introducidos. Ejemplo: DNI 0000000X

• Título: etiqueta para el campo cuando se visualiza en formularios o informes.

• Valor predeterminado: valor por defecto.

• Regla de Validación: una condición que limita los valores que pueden introducirse.

• Texto de Validación: mensaje de error que aparecerá si no se cumple la regla de validación.

• Requerido: hacer obligatoria la entrada del dato.

• Indexado: para acelerar búsquedas y ordenación. Además podemos prohibir la existencia de duplicados en el campo.

• Lugares decimales: número de dígitos a la derecha de la coma decimal en los datos de tipo número o moneda.

 

Para crear una tabla es necesario definir los campos con su nombre y tipo de datos. Las propiedades comentadas en este apartado son opcionales. Sin embargo también es necesario definir uno o más campos como clave principal.

 

CLAVE PRINCIPAL:

Los campos clave principal son aquellos que me permiten identificar a los elementos o registros de una tabla. Es un campo único para cada registro. Por ejemplo, si la tabla es un listado de coches podríamos definir la matrícula como clave principal, ya que la matrícula identifica a los automóviles y es un dato único para cada uno.

 

Para definir un campo como clave principal en la vista diseño nos colocamos sobre el campo y accedemos a la opción Clave principal en la ficha Diseño.

 

Aparecerá una llave a la izquierda del campo seleccionado para indicarnos que se trata de la clave principal.
 

Siguiendo estos pasos podemos crear una tabla mediante el método diseño de tabla. Podemos guardarla y se almacenará en el panel de exploración situado a la izquierda de la ventana. 

 

En cualquier momento podemos acceder a nuestras tablas desde este panel pulsando doble clic sobre ellas. En este caso accederemos a la vista hoja de datos que nos permite visualizar los datos, modificarlos o añadir nuevos registros.

 

Podemos cambiar la vista a diseño de tabla desde la opción Ver  de la ficha hoja de datos. 

Relaciones entre las tablas

 

Para que la base de datos funcione correctamente no basta con crear las distintas tablas que van a contener la información que deseamos almacenar en la misma. Estas tablas deberían estar relacionadas. De hecho toda la información que incluiremos en la base de datos, seguramente tendrá algún tipo de relación.

Sin embargo, este punto es el que puede considerarse más complicado dentro del diseño de bases de datos. Exige un amplio y profundo estudio para que las relaciones establecidas sean las más eficaces. En muchos libros de texto y tutoriales se pasa por alto este punto o se trata mínimamente, pero en este curso deseamos darle la atención que merece.

Plantearemos en primer lugar las distintas relaciones lógicas que se pueden encontrar y, posteriormente, veremos cómo implementar estas relaciones mediante las herramientas que nos ofrece el programa Access.

Tipos de relaciones:

• Uno a uno: relación en la que UN registro de una tabla está relacionado con UN único registro de otra tabla.

Ejemplo:

 

En este ejemplo un registro de la tabla Estudiantes se relaciona con un único registro de la tabla Padres.

• Uno a varios: relación entre dos tablas en la que UN registro de una de ellas está relacionado con VARIOS registros de la otra.

Ejemplo:

 

En este ejemplo un registro de la tabla Clientes se relaciona con varios registros de la tabla Pedidos.

• Varios a varios: relación en la que UN registro de una tabla está relacionado con VARIOS registros de la otra y viceversa (sería como la relación anterior, pero leída en los dos sentidos)

En este ejemplo cada registro de la tabla Productos se relaciona con varios registros de la tabla Pedidos y, además, cada registro de la tabla Pedidos se relaciona con varios registros de la tabla Productos.

Consultas de selección con parámetro

 

En ocasiones nos puede interesar crear una consulta de selección de datos pero sin especificar el criterio de selección sino definiéndolo como un parámetro. De este modo, cada vez que ejecutemos la consulta podremos introducir el criterio deseado.

 

Por ejemplo, imaginemos que tenemos una base de datos con un listado de libros y de autores y deseamos realizar una consulta para ver los libros que ha escrito cierto autor. En este caso el nombre del autor sería nuestro criterio de selección. Pero podemos definir un parámetro para que cada vez que ejecutemos la consulta nos pregunte el nombre del autor, tal y como se observa en la imagen. De esta forma, cada vez que ejecutemos la consulta, podremos definir un criterio de selección distinto.

 

Para realizar este tipo de consultas, las consultas de selección con parámetro, realizamos los siguientes pasos:

• Creamos una nueva consulta desde el icono Diseño de consulta.

• Elegimos la tabla o tablas de las que queremos seleccionar la información (si elegimos varias tablas debe existir una relación entre ellas).

• Elegimos los campos que deseamos utilizar en nuestra consulta.

• Establecemos el criterio de selección.

 

En este último punto encontraremos la diferencia respecto a las consultas de selección habituales. En el criterio de selección debemos indicar que nuestra consulta va a solicitar un parámetro cada vez que se ejecute.

 

Para ello bastaría con escribir en el criterio del campo deseado dos corchetes [ ]. De esta manera le indicamos que se trata de una consulta con parámetro.

 

Entre los corchetes podemos escribir el texto que deseamos que aparezca en la ventana que solicita el parámetro. Por ejemplo: [Introduce el nombre del autor:]

 

Si delante de los corchetes escribimos la palabra COMO permitiremos que se utilicen los caracteres comodín * ? cuando se introduzca el parámetro solicitado.

 

Formularios en Access

Los formularios son unos objetos de la base de datos que nos permiten acceder a la información almacenada en las tablas. Los podremos utilizar para escribir, modificar, eliminar, buscar o mostrar los datos de una tabla o consulta. Son como ventanas por las que los usuarios visualizan y acceden a las bases de datos.

Podemos crear los formularios desde el grupo de opciones Formularios en la ficha Crear.

Existen diferentes métodos para crear formularios y distintos tipos de formularios. Veamos algunos.

• Seleccionamos la tabla sobre la que queremos crear un formulario y pulsamos la opción Formulario en la fichaCrear. Este es el método más sencillo para crear un formulario. Si además la tabla estaba relacionada con otra con una relación del tipo uno a varios en el formulario creado aparecerán los datos de las dos tablas. 

 

• Seleccionamos la tabla sobre la que queremos crear un formulario y pulsamos la opción Formulario dividido en la ficha Crear. En este tipo de formulario aparecen los datos de la tabla de dos formas distintas en una ventana dividida: con vista formulario y vista hoja de datos.

 

• Seleccionamos la tabla sobre la que queremos crear un formulario y pulsamos la opción Varios elementos en la ficha Crear. 

 

• Seleccionamos la tabla sobre la que queremos crear un formulario y pulsamos la opción Más Formularios/Hojas de datos en la ficha Crear. En este tipo de formulario tiene una forma similar a la vista hoja de datos de las tablas.

 

 ASISTENTE PARA FORMULARIOS

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Este es el método recomendado puesto que, a pesar de ser bastante sencillo de utilizar, nos permite controlar qué datos se van a visualizar en el formulario y modificar algunas opciones de diseño.

Accedemos a la opción Más Formularios / Asistente para formularios en la ficha Crear. Nos aparecerá un asistente como el de la imagen. A continuación describiremos los pasos de este asistente.

1. En este primer paso elegimos los campos que deseamos incluir en el formulario. Podemos seleccionar datos de más de una consulta o tabla. 

 

En primer lugar elegimos la tabla o consulta (parte superior). Nos aparecerán los campos disponibles en la lista de la izquierda. Debemos seleccionar los campos que nos interesen pasándolos a la lista de la derecha usando los botones con forma de flecha que están entre ambas listas.

 

Cuando hayamos elegido todos los campos que deseemos pulsamos al botón Siguiente >.

 

2. Este paso del asistente sólo aparecerá si hemos seleccionado campos de más de una tabla o consulta. Indicaremos cómo deseamos ver los datos en el formulario. 

 

Elegimos la opción deseada y continuamos con el paso Siguiente.

 

3. Elegimos la distribución de los datos en el formulario. Siguiente.

 

4. Elegimos el estilo que deseamos aplicar al formulario. Siguiente.

 

5. Por último escribimos el nombre para el formulario. Si hemos elegido campos de varias tablas o consultas aparecerán dos objetos: formulario y subformulario.

 

Pulsamos finalizar y, si hemos dejado marcada la opción Abrir el formulario para ver o introducir información, visualizaremos el formulario resultante. Además este formulario se habrá guardado en el panel de exploración con el nombre que le hayamos indicado.

 

DISEÑO DEL FORMULARIO

Esta es una vista que tenemos disponible para trabajar con los formularios ya creados. Accedemos a ella si abrimos un formulario y acudimos a la opción Ver de la ficha Inicio. Desde esta vista podemos hacer modificaciones en el diseño del formulario.

También se puede crear un formulario utilizando esta vista. Para ello accedemos a la opción Diseño del formulario de la ficha Crear.

• Desde la ficha Diseño podemos pulsar el botón Agregar campos existentes para añadir los campos que deseemos visualizar en nuestro formulario. 

• También podemos añadir distintos controles desde el grupo de opciones con ese nombre: cuadros de texto, etiquetas, botones, cuadros combinados, listas,... Al insertarlos aparecerá un asistente para definir algunas propiedades del objeto insertado. 

• Podemos activar el panel Hoja de propiedades desde la ficha Diseño para visualizar y modificar todas las propiedades de cada uno de los objetos de nuestro formulario.

Aunque es posible crear formularios usando este método no es recomendable para aquellos que empiezan a trabajar con el Access.

 

INFORMES EN ACCESS

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Un informe es un objeto de la base de datos que se utiliza para mostrar, imprimir o exportar los datos. Se pueden hacer informes tanto de tablas como de consultas, aunque suele ser más habitual realizar informes de este último tipo de objetos.

 

Podemos crear informes desde el grupo de opciones Informes de la ficha Crear.

 

Comentaremos a continuación dos métodos distintos para crear informes:

• Seleccionamos la tabla o consulta de la que queremos hacer un informe y pulsamos la opción Informes en la ficha Crear. Este es el método más sencillo para crear informes, sin embargo, no tenemos ningún tipo de control sobre los campos elegidos y sobre el diseño del informe.

• También podemos crear informes mediante el asistente para informes disponible en la ficha Crear. Describimos ahora los pasos del asistente:

 

1. En este primer paso elegimos los campos que deseamos incluir en el informe. Podemos seleccionar datos de más de una consulta o tabla. 

 

En primer lugar elegimos la tabla o consulta (parte superior). Nos aparecerán los campos disponibles en la lista de la izquierda. Debemos seleccionar los campos que nos interesen pasándolos a la lista de la derecha usando los botones con forma de flecha que están entre ambas listas.

 

Cuando hayamos elegido todos los campos que deseemos pulsamos al botón Siguiente >.

 

2. Este paso del asistente sólo aparecerá si hemos seleccionado campos de más de una tabla o consulta. Indicaremos cómo deseamos ver los datos en el informe. 

 

Elegimos la opción deseada y continuamos con el paso Siguiente.

 

3. En este paso podemos agregar algún nivel de agrupamiento. Siguiente.

 

4. En este paso podemos indicar algún criterio de ordenación. Siguiente.

 

5. Elegimos la distribución de los datos en el informe y la orientación de la hoja. Siguiente.

 

6. Elegimos el estilo que deseamos aplicar al informe. Siguiente.

 

5. Por último escribimos el nombre para el informe.

 

Pulsamos finalizar y, si hemos dejado marcada la opción Vista previa del informe, visualizaremos el informe resultante. Además este informe se habrá guardado en el panel de exploración con el nombre que le hayamos indicado.